Digitales Büro

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helihopper

#1 Digitales Büro

Beitrag von helihopper »

Hi,

im Moment steht mal wieder ein größerer EDV-Umbruch bei mir an.

Nicht nur, dass mein seit 2002 durchgängig laufendes (und einige Male auf andere Hardware umgezogenes) XP zum Jahresende Windows 8.1 weichen wird (läuft auf dem Notebook schon länger, aber nicht auf dem Dektop). Ich möchte auch dazu über gehen Buchhaltungsbelege via Scan zu erfassen und elektronisch als durchsuchbares PDF zu speichern.

Umfang ca. 100 Belege (teilweise beidseitig bedruckt) täglich.

Schlussendlich sollen auch einige meiner Kunden von mir ein einfach zu bedienendes Gerät zur Verfügung gestellt bekommen mit dem sie selbst alles digitalisieren und mir nur noch die digitalisierten Daten zusenden.


Jetzt geht es in Richtung Anschaffung Scanner. Der Scanner muss DADF beherrschen (am Besten mit zwei Sensoren und nicht in dem die Seite erneut eingezugen und gedreht wird), sollte nicht zu groß sein und auch die nervigen Thermopapierschnipsel von der Tanke verarbeiten konnen. Auflösung Hardware ab 200 DPI. Der Einzug sollte mindestens 15 Seiten packen und diese in maximal 1,5 Minuten verarbeiten.
Die Software sollte unter Windows ein durchsuchbares PDF erstellen können und ein schief eingezogenes Blatt sauber ausrichten.

Jetzt die Frage:

Hat jemand von Euch Erfahrung mit der Digitalisierung von Belegen. Welche Hardware (Scanner) wird genutzt.

Die Frage geht auch an Nutzer von EPSON Workforce Pro Multigeräten (ich ersetze meine Drucker Stück für Stück durch EPSON Workforce). Hat jemand von Euch mit den Workforce Geräten beidseitig gescannt?

Welches Gerät würde sich als Leihgerät anbieten?


Danke für ein wenig Input

Harald
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Crizz
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#2 Re: Digitales Büro

Beitrag von Crizz »

Also zu allem kann ich nicht beitragen, aber ich denke was die Anforderungen an den Scanner betrifft - das wird schwer. Zum einen muß eine OCR-Software laufen die das ganze in einen Text umwandelt - die Treffsicherheit entscheidet dann wie gut das suchen funktioniert. Dafür hast du keinen Orginalbeleg mehr sondern eine umgewandelte Textdatei. Ich wüßte so ad hoc nicht das es eine Software gibt (schon gar nicht bezahlbar) die in einer Grafik nach Textschlüsseln sucht. Dann würde das auch jeder Bot nutzen um Captchas zu umgehen.

Das nächste Problem : 15 Seiten EInzug und Thermo-Schnipsel von der Tanke oder sonstigen TT-Kassendruckern. Das Papier hat keine seitliche Führung, denn sonst müßte man jeden Stapel nach der Papierbreite sortieren und die Führung anpassen. Dazu komtm die glatte Oberfläche von TT-Papier, das wird mit einem Feeder schon kritisch. Ich wüßte im moment eigentlich kein Gerät das das dauerhaft problemlos beherrscht.

Nächstes Problem : Duplex-Scan. Willst du dann allen ernstes noch von jedem Tankbeleg die Rückseite mit als Beleg haben ? Die Software wird nicht unterscheiden können welche Seite für dich relevant ist und wann nicht.

Ob eine Workstation mit Tintendruck auf Dauer dann sinnvoll ist ist noch die andere Frage - letztlich wird es ohne Aufbewahrung der Orginalbelege eh nicht gehen, da stellt sich die Frage wozu der Aufwand der Digitalisierung mit den zu erwartenden Verarbeitungsproblemen, und ehrlich gesagt bin ich was die Zuverlässigkeit der EInzüge angeht mittlerweile von Epson weg und hab bei mir auf Kyocera Ecosys umgestellt.

Aber okay, ich kenne mich in deinem Fachbereich zu wenig aus als das ich da evtl. MArktanbieter kennen würde die sich darauf spezialisiert haben - deshalb ist mein Beitrag mehr als Brainstorming als wie fachlicher Rat anzusehen. Man mag mich da gerne durch entsprechende Verweise auf geeignete Geräte korrigieren.
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powersmarv
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#3 Re: Digitales Büro

Beitrag von powersmarv »

helihopper hat geschrieben:Hi,
... Ich möchte auch dazu über gehen Buchhaltungsbelege via Scan zu erfassen und elektronisch als durchsuchbares PDF zu speichern.

Umfang ca. 100 Belege (teilweise beidseitig bedruckt) täglich.

Schlussendlich sollen auch einige meiner Kunden von mir ein einfach zu bedienendes Gerät zur Verfügung gestellt bekommen mit dem sie selbst alles digitalisieren und mir nur noch die digitalisierten Daten zusenden.

...

Harald

Moin, moin,

bevor Du hier anfängst, spreche Dich bitte mit deinem Finanzamt ab, ob es überhaupt digitale Dokumente als Original anerkennt oder ob Du auch weiterhin die Originale aufbewahren musst!

Grüße powersmarv
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#4 Re: Digitales Büro

Beitrag von helihopper »

Das Thema ist bereits durch.
Voraussetzungen, Aufbewahrungsfristen etc. sind schon seit einigen Jahren geklärt.



Harald
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tracer
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#5 Re: Digitales Büro

Beitrag von tracer »

Zu dem Scanner kann ich leider nichts sagen, keine Erfahrungen mit.

helihopper hat geschrieben:Voraussetzungen, Aufbewahrungsfristen etc. sind schon seit einigen Jahren geklärt.
Das würde mich aber interessieren, kannst Du dazu was posten?
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powersmarv
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#6 Re: Digitales Büro

Beitrag von powersmarv »

helihopper hat geschrieben:Das Thema ist bereits durch.
Voraussetzungen, Aufbewahrungsfristen etc. sind schon seit einigen Jahren geklärt.



Harald

Nicht so voreilig, warum müssen dann einige Unternehmen die Belege der Reisekosten von Mitarbeiter im Original aufbewahren. Ich würde mich lieber erkundigen, das ist immer wieder Ländersache und die verfahren immer sehr unterschiedlich!



Powersmarv
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powersmarv
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#7 Re: Digitales Büro

Beitrag von powersmarv »

Zum Scanner, da muss man entscheiden, was man ausgeben will:

interessante Marken wären Kodak, Fujitsu , Bell. Bei denen gibt es gute, bessere und super Scanner, die Preise für gute gehen so über 1500 € los und sind nach oben offen. Für ein Super Scanner zahlste dann wie für einen Kleinwagen. Die besseren bieten Duplex-Scan an, Bildverbesserer usw. Besonders die Bildverbesserer gehen ins Geld, wie auch die Geschwindigkeit (Selbsteinzug Blätter/min). Wenn du viele unterschiedliche Dokumentenformate und Qualitäten scannen muss, ist ein Hardwareverbesserer angesagt, der bringt mehr als eine Softwareverbesserung und ist meist auf genau solche anforderungen optimiert. Die Software musste meist selbst manuell optimieren.

Und dann wäre da noch die Scan-Software, da solltest Du dich mal umschauen, da diese Scanner mit den normalen Scan-Programmen nicht so einfach betrieben werden können. Und die geht auch ins Geld!

Grüße Powersmarv
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helihopper

#8 Re: Digitales Büro

Beitrag von helihopper »

Crizz hat geschrieben:letztlich wird es ohne Aufbewahrung der Orginalbelege eh nicht gehen,

So sieht es aus. Aber ich muss sie nicht am Mann haben, sondern kann sie auslagern und habe dennoch Zugriff auf die Daten.
Ich kann z.B. die Datenlieferung mit einem fortlaufenden Code versehen und die Originale in eine Archivbox, die mit dem Code beschriftet ist ablegen.
Mehraufwand ist sicher das Verschlagworten des Schriftverkehrs. Auf der anderen Seite erhoffe ich mir Zeitersparnisse, wenn es darum geht Belege zu suchen. Weitere Ersparniss wird das elektronische Verbuchen regelmäßig wiederkehrender Geschäftsvorfälle sein.
Daneben hoffe ich mir die Ausdruckerei der inzwischen immer häufiger anzutreffenden Rechnungen per Mail schenken zu können (das Mailkonto mit den Eingangsrechnungen sollte zur Sicherheit ebenfalls regelmäßig archiviert werden).
Ich werde irgendwann in den kommenden Monaten mit meiner eigenen Buchhaltung anfangen und 2015 komplett zweigleisig (Digital und Papier) fahren. So kann ich am Besten abschätzen, wo die Vor- und Nachteile liegen.
Duplex ist ein Muss Crizz. Man muss nicht alles Duplex scannen, aber man sollte es können, wenn beidseitig bedruckte Belege und Dokumente auftauchen. Wegen Workforce und Tinte Crizz. Ich habe die Ultrabride Tinten ja jetzt schon ne Weile im Einsatz. Ich bin begeistert. Auch 14 Tage auf dem Armaturenbrett im Auto haben das Papier zwar gelb gemacht, aber dem Ausdruck nicht geschadet. Nässe (direkte Beregnung) ebenfalls nicht.


Tracer: Aufbewahrungsfristen sind wie bei Papier 6 bzw. 10 Jahre (Ich nehme aus Prinzip 10 Jahre). Gespeichert wird vor Ort und in einem zertifizierten Rechenzentrum, das auf Buchhaltungsdaten spezialisiert ist.

Marv: Es ist absolut uninteressant meinen Kunden Scanner für 1500 Euro hinzustellen. Dafür sind die zu klein. Ich möchte denen die Locherei, Eintüterei und den Versand ersparen.

Na so richtig weiter bin ich jetzt noch nicht. Ich werde wohl mal zu nem Büroausstatter gehen und mir Vorschläge anhören.
Telefonisch wurden mit Snapscan IX 500 und S1300 aus brauchbare Einstiegslösung angeboten.



Harald
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#9 Re: Digitales Büro

Beitrag von Crizz »

@Harald : hatte gestern besuch von einem ehem. Kollegen (als ich noch mit EDV mein Geld verdient hatte) und ihn mal drauf angesprochen. Er meinte man könne sich mal die Canon imageFORMULA Scanner ansehen, das seien wohl welche speziell für Belegerfassung, konnte mir aber nicht beantworten ob die Duplex können. Da mußte mal schaun was das Web dazu hergibt.

Du kannst ja mit deinen Vorgaben dann mal bei einem Anbieter solcher Produkte anfragen, evtl. räumen die ja auch mal eine 4-wöchige Teststellung ein wenn es eh auf die Anschaffung von mehr als nur einem Gerät hinausläuft sind da einige schonmal bereit zu. Dann könntest du in der Praxis selber feststellen ob das Gerät den Anforderungen genügt.
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#10 Re: Digitales Büro

Beitrag von Sundog »

wir haben in der firma diesen scanner, und der erfüllt deine anforderungen ;)
der liegt preislich bei um die 500 eruo....

http://www.canon.de/For_Work/Products/D ... /DR-3010C/
Gruss
Jan-Malte

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helihopper

#11 Re: Digitales Büro

Beitrag von helihopper »

Danke Ihr Beiden. Das geht genau in die Richtung, in die ich möchte.

@Crizz hast was gut bei mir ;-)
Ich werde den P-215II für den mobilen Einsatz beim Kunden mal näher ins Auge fassen.
Die Youtubevideos hinterlassen keinen schlechten Eindruck. Die Scanner können übrigens Duplex.

@Sundog
Ebenfalls danke. Es wird wohl nicht genau der. Der ist mit einem Scanvolumen von 3000 Seiten täglich ein wenig oversized. Aber als stationären Scanner und als Leihgerät stelle ich mir den DRC-125 vor.

Aber das dauert noch. Erst mal die Testphase mit dem 215II starten und die Kunden heiss machen.

@powersmarv
Ich hatte heute ein sehr langes Gespräch mit der hier zuständigen Umsatzsteuersonderprüfungsstelle.
Meine Vorgaben passen so lange ich die Belege im Rahmen einer Prüfung in zumutbarem Zeitrahmen zur Verfügung stellen kann. Digital erhaltene Belege als Datei. Digitalisierte Belege stichprobenartig auf Papier.
Da reichen die geplanten Archivbeutel bzw. Archivkartons vollkommen aus.


Danke Jungs

Harald
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#12 Re: Digitales Büro

Beitrag von Crizz »

@Harald : keine Ursache, gern geschehn :)
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