Gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails

[Helicombat]

Hallo zusammen,

nach Angaben diverser Softwareanbieter müssen steuerrelevante E-Mails
von Unternehmen für mindestens 6 Jahre archiviert und elektronisch zur
Verfügung gestellt werden.

Die möchten natürlich gerne ein teures Produkt dazu verkaufen.

Wie habt Ihr diese Angelegenheit gelöst?
Gibt es eine kostengünstige bzw. kostenlose Möglichkeit?

[Brooklyn]

Das ist mir neu das steuerrelevante E-Mails behalten werden müssen - habe ich noch nie gehört. Was sollen denn steuerrelevante E-Mails überhaupt sein?

[fireball]

Alles, was Angebote, Rechnungen und Absprachen enthält - faktisch so ziemlich alles, was Zwischen Firma und Kunde kommuniziert wird.

Problematisch an der ganzen Sache ist, dass vorher sehr genau betrachtet werden muss, ob die von der Firma zu Verfügung gestellen Mailaccounts privat genutzt werden dürfen. In diesem Fall ist es leider unabdinglich, von jedem Mitarbeiter eine Erlaubnis zur Archivierung einzuholen, das diese einen Eingriff ins Fernmeldegeheimnis darstellt. Alternativ müsste man private Nutzung verbieten oder - das halte ich aber für unmöglich, vernünftig durchzuziehen - die Mitarbeiter per Markierung selbst entscheiden lassen, ob eine Mail archiviert werden soll.

[helihopper]

Wie habt Ihr diese Angelegenheit gelöst?

Steuerrelevante Mails werden ausgedruckt und landen bei den Belegen
Die Mails werden bei mir maximal 30 Tage aufbewahrt und dann gelöscht.



Cu

Harald

[Brooklyn]

Alles, was Angebote, Rechnungen und Absprachen enthält - faktisch so ziemlich alles, was Zwischen Firma und Kunde kommuniziert wird.

Naja, dafür gibts eben ERP Systeme ( BAAN, SAP ) und Angebotssysteme wie ESOffice die miteinander kommunizieren und Ihre Daten in einer Datenbank vorhalten.

[fireball]

Diese Systeme sind aber nicht Bestand dieser Diskussion.

Steuerrelevante Mails werden ausgedruckt und landen bei den Belegen
Die Mails werden bei mir maximal 30 Tage aufbewahrt und dann gelöscht.

Dann hoff mal, dass das Finanzamt keinen Wert drauf legt, die "Originale" dazu sehen zu wollen

http://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail-Archivierung

[tracer]

Meine mails liegen auf meinem eigenem Server, Zugriff per IMAPs.
Sind Teil der täglichen Datensicherung.
So verfahre ich seit 2005, habe auch noch alle Mails seitdem, ausser SPAMS und Fun-Mails mit riesigen Attachments.

[fireball]

Was nichts dran ändert, dass wir von gesetzeskonformer Mailarchivierung sprechen und nicht von Backups. Da gehört "etwas" mehr dazu.

[tracer]

Was nichts dran ändert, dass wir von gesetzeskonformer Mailarchivierung sprechen und nicht von Backups. Da gehört "etwas" mehr dazu.

Was denn noch? Ich habe auf alle relevanten Mails Zugriff, nativ auf dem Server im Maildir-Format.

[fireball]

Qualifizierte Signatur der Mails (und damit ist keine elektronische Unterschrift gemeint), Revisionssicherheit, qualifizierte Signatur des Mailarchivs etc. etc.

Helicombat: guck Dir evtl. mal MailArchiva an: http://www.mailarchiva.com/

[helihopper]

Dann hoff mal, dass das Finanzamt keinen Wert drauf legt, die "Originale" dazu sehen zu wollen

Bei mir nicht

Auch bei anderen Betriebsprüfungen der vergangenen Jahre war das nie eine Diskussionsgrundlage.
Wird es auch nicht werden, weil sämtliche Vorgänge durch entsprechende Zahlungsvorgänge und ausgedruckte Dokumente glaubhaft gemacht werden können.

Habe das Thema jetzt mehrfach auf dem Tisch gehabt. Eine Zuschätzung oder so was ist nicht machbar. Die Glaubhaftmachung reicht immer.


Cu

Harald

[FPK]

Was nichts dran ändert, dass wir von gesetzeskonformer Mailarchivierung sprechen und nicht von Backups. Da gehört "etwas" mehr dazu.

Was denn noch? Ich habe auf alle relevanten Mails Zugriff, nativ auf dem Server im Maildir-Format.

... da Du vermutlich rechtlich und steuerlich nicht als Kaufmann sondern Freiberufler eingeordnet bist, kann Dir das meines Wissens als Laie auch egal sein.

@Helicombat: Ich würde erstmal mit einem rechtlichen Berater klären, welche Mails von wem(!) überhaupt archiviert werden müssen, dann kann man die Menge und den Aufwand abschätzen.

[tracer]

... da Du vermutlich rechtlich und steuerlich nicht als Kaufmann sondern Freiberufler eingeordnet bist, kann Dir das meines Wissens als Laie auch egal sein.

Öhm. Evtl. weiss Harald das?

[Helicombat]

Ich bin auf eine Link mit FAQ gestoßen

http://www.documanager.de/magazin/artik ... n_faq.html

Helicombat: guck Dir evtl. mal MailArchiva an: http://www.mailarchiva.com/

Danke, mache ich.

@Helicombat: Ich würde erstmal mit einem rechtlichen Berater klären, welche Mails von wem(!) überhaupt archiviert werden müssen, dann kann man die Menge und den Aufwand abschätzen.

Besser erstmal in den besten Foren fragen, zum Rechtsverdreher kann ich immer noch.

[helihopper]

Öhm. Evtl. weiss Harald das?

Lass Dich nicht kirre machen
Du kannst ja archivieren. wenn es Dir Spass macht. Aber ein Ausdruck passt auch.
Die Buchhaltung an sich ist ja zertifiziert und GDPdU und GoB konform.

Cu

Harald