Wer kennt sich mit Word aus?

[TheManFromMoon]

Moin,

ich hab da ein kleines Problem:

Ich habe ein Dokument mit 120 Seiten.
An ~30 Stellen soll eine Fabriknummer und einen Typenbezeichnung eingetragen werden.
Händisch ist das natürlich sehr aufwendig und Fehler können passieren.

Meine Idee war nun ein automatische Verlinkung der Inhalte zu machen.
Das kriege ich leider nicht hin.
Ich will keine extra Formulare oder Makros oder so laufen lassen.

Z.B. gibts die Feldfunktionen "Datum". Wenn man dieses Feld verwendet wird immer das aktuelle Datum im Dokument angezeigt.

Ist es möglich einen Textbereich als Master zu definieren, z.B. Fabriknummer: {fabrik_nr}
Und dann später im Text wo die Fabriknummer angezeigt werden soll: Datei -> Einfügen -> Feld -> fabrik_nr

Leider hab ich das so noch nicht hinbekommen, ich weiss nicht wie man ein Feld definiert.

Oder macht man sowas mit einer Textmarke?

Ich habe schon ne Weile im Internet gesucht, aber noch nichts passendes gefunden.

Kann mir jemand helfen?

Vielen Dank!

Gruß,
Chris

[schöli]

Das geht, ist aber sehr trotzdem recht umständlich.

Eine Möglichkeit wäre folgendes:

an jeder Stelle, wo die Nummer eingetragen werden soll "xyz" eingeben. Danach einfach "xyz" durch die Nummer ersetzen (unter bearbeiten suchen/ersetzen). Das geht natürlich nur dann, wenn überall die selbe Nummer rein soll.

[TheManFromMoon]

Hallo Schöli,

ja gut die Möglichkeit ist mir auch bewusst, ist allerdings nicht gerade elegant.
Ich glaube das es mit Feldfunktionen sehr viel besser geht.

Kennt sich damit jemand aus?

Gruß
Chris

[duke08]

Hi Chris,

wenn ich das Problem richtig verstanden habe, geht das ganz einfach mit Textmarken und Querverweisen (Einfügen -> Referenz -> Querverweis). Beim Einfügen des Querverweises auf den Textmarkeninhalt verweisen, dann steht an der Stelle des Verweises der Text, innerhalb der referenzierten Textmarke steht.

Eine andere Möglichkeit wäre, eine Feld-Referenz (Einfügen -> Feld) auf eine Dokumenteigentschaft (DocProperty bzw. DocVariable) einzufügen, die dann über Datei -> Eigenschaften -> Anpassen erstellt/bearbeitet werden kann.

Gruß
Sascha

[schöli]

jap, die Möglichkeit mit den Feldern ist natürlich "eleganter" allerdings ist der Zeitaufwand wirklich nicht geringer

[TheManFromMoon]

@Duke:

Ja, das sieht schonmal sehr gut aus!
Habe Variante 1 gewählt.

Nun ist nur noch eine Sache komisch, und zwar wenn ich den Tectmarkeninhalt ändere, dann ändern sich nicht bereits erstellte Querverweise. Neue Querverweise haben den neuen Inhalt.
Die Verweise kann man zwar manuell aktualisieren, aber dann habe ich nicht wirklich was gewonnen, weil ich wieder 30 Felder manuell aktualisieren muss.

Gibts dafür eine Lösung?

Gruß
Chris

[duke08]

Ja, das geht: Ctrl-A -> Rechts-Klick auf den markierten Text (irgendwo) -> Felder aktualisieren

Gruß
Sascha

[TheManFromMoon]

@Duke:

Naja, okay, es funktioniert schon.
Wenn dieses Dokument aber eine Menge verschiedene Leute verwenden, dann muss man ja noch eine Bedienungsanleitung dazu schreiben.

Ich hab mir das deutlich einfacher vorgestellt.
Mit dem Datum funktioniert das doch auch viel einfacher:
Einfügen -> Feld -> Datum
Bei jedem öffnen wird das Datum automatisch aktualisiert.

Ich habe inzwischen deine beiden vorgeschlagenen Varianten getestet.
Nach ändern, speichern und wieder öffnen stehen immernoch die nicht aktualisierten Werte in den Ergebnisfeldern.
Warum funktioniert das mit dem Datum aber nicht mit den selbst erstellten Verweisen/Feldern?

Ich finde auch keine Option : Felder automatisch aktualisieren oder ähnlich?!

Gruß
Chris

[duke08]

Tja, da stößt man tatsächlich an Grenzen, Word macht nicht immer das, was logisch oder praktisch wäre Aber: Die Felder werden (normalerweise) automatisch aktualisiert, wenn ein Dokument gedruckt bzw. die Seitenansicht angezeigt wird. Zur Not könnte man auch ein VBA-Makro erstellen (ActiveDocument.Fields.Update), das die Felder beim Öffnen aktualisiert

Gruß
Sascha

[TheManFromMoon]

Zur Not könnte man auch ein VBA-Makro erstellen (ActiveDocument.Fields.Update), das die Felder beim Öffnen aktualisiert

Wie funktioniert das?

Könntest du das mal an einer kleinen Beispieldatei machen?
Ich könnte dir auch meine Beispieldatei zusenden wenn du mir eine email addy gibts (per PN oder hier im Forum)

Ich mach nu erstmal Feierabend, melde mich also erst morgen hier wieder.

Trotzdem schonmal vielen Dank!

Gruß
Chris

[duke08]

Hmm, also ich habs grad ausprobiert und hier mit Word 2000 (ja, schon etwas älter) ist es so, dass nach Ändern, Speichern, Schließen und wieder Öffnen des Dokumentes die neuen Werte korrekt angezeigt werden.

Das mit dem Macro ist eher schlecht, da Word standardmäßig keine Macros ausführt, sofern das nicht unter Extras -> Makro -> Sicherheit aktiviert wurde. Also auch keine dokumentationsfreie Lösung.

Ansonsten kann ich mir ein Beispiel-Dokument gerne mal ansehen, am besten via PN. Aber bitte keine Wunder erwarten

Gruß
Sascha

[wicky]

Hallo Chris,

hast Du dir schon mal die Serienbrieffunktion angesehen?

Damit kannst du 'freie' Felder definieren und sie mit Hilfe externer Steuerdateien füllen (z.B. Excel-dateien, Txt dateien, Datenbanken ... )

Gruss
Wicky

[TheManFromMoon]

Moinsen,

da bin ich wieder.

Also es handelt sich dabei um eine Dokumentation einer Maschine über ~120 Seiten.

Darin ist der Maschinentyp (die Baugröße), die Fabriknummer und die Lieferarbeitsnummer an vielen Stellen im Dokument genannt.
Nun macht es natürlich garkeinen Sinn an jeder Stelle diese Daten einzutippen.
Ich habe mir vorgestellt das man auf der Deckseite 8auf der alle Daten das erste Mal genannt werden) diese Daten einträgt, und sie dann automatisch in allen Kopf- und Fußzeilen, Tabellen und Protokollen (die alle in diesem Word Dokument geschrieben sind) übernommen werden.

Mir scheint momentan die Textmarke + Querverweis Variante dafür am geeignesten zu sein, allerdings muss die sich natürlich am besten allein Aktualisieren.

Das kann doch nicht sein das das nur mit "Alles Markieren" + F9 geht?!?!?!
Gibts in Word nicht irgendwo eine Option "Textmarken automatisch aktualisieren/berechnen" ? Irgendwo hab ich das schonmal gelesen, oder war das Excel?!

Weiss da jemand weiter?

Gruß
Chris